ÜBYS, ÇOMÜ´de hayata geçiyor

Kalkınma Bakanlığı´nın ´Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi´ Projesi kapsamında İzmir Katip Çelebi Üniversitesi tarafından geliştirilen Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi (ÜBYS) Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi´nde de kullanılmaya başlayacak.

ÜBYS´nin, yaklaşık 30 adet farklı modülden oluşan ve tek bir veri tabanı altında çalışan tümleşik bir yazılım olduğunu belirten Bilgi İşlem Daire Başkanı Bülent Kaya, "Üniversitemiz bugüne kadar, Öğrenim Yönetim Sistemleri, Personel Bilgi Sistemi (PBS), Sürekli Eğitim Sistemi, 2016 yılında kullanmaya başladığımız Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) gibi birçok programı ayrı ayrı para ödeyerek çeşitli özel firmalardan satın aldı. Bu programlar için yüksek olan ilk satın alma maliyetleri dışında bir de her yıl bakım ücreti parası ödeniyordu. ÜBYS´yi yazılımı geliştiren üniversite ile yapılan protokol anlaşması sonucunda ilk alım maliyeti ödemeden ücretsiz olarak aldık. Sadece her yıl için hizmet alımı kapsamında bakım ücreti olarak cüzi bir ücret ödenecek, fakat ödenen miktar Kalkınma Bakanlığı Projesi olduğu için Bakanlık tarafından üniversitemiz bütçesine geri ödenecek. ÜBYS, Üniversite bütçesine büyük para tasarrufu sağlamasının yanı sıra kullanıcı için işlem kolaylığı, veri güvenliği ve zaman anlamında da avantajlara sahip. Bu sistemden önce kullandığımız programları ayrı firmalardan aldığımız için her biri bağımsız çalışıyordu. Ama ÜBYS´de tüm bu programlar tek bir veri tabanı altında çalıştığı için bilgi sistemleri birbiri ile iletişime geçebiliyor. Yani her hangi bir kullanıcı bir programa bilgi girişi yaptığı zaman bu bilgi diğer programlarda da görünür olacak. Böylece kullanıcılar her bir program için ayrı ayrı bilgi girişi yaparak zaman harcamayacaklar´´ dedi.

2 Ocak 2018 tarihinden itibaren kullanılmaya başlanacak olan ÜBYS´de ilk olarak EBYS ile birlikte PBS ve yılın ortalarında da Öğrenim Yönetim Sistemlerini, zamanla da diğer modülleri kullanıma açacaklarını söyleyen Kaya, Bu sistemi kullanmaya başlayan sayılı üniversiteler arasında en büyük Üniversitenin ÇOMÜ olduğunu belirtti.

Bilgi İşlem Daire Başkanlığı Sistem Yöneticilerinden Cahit Kurt ise sisteme uyum aşamasında belirli aralıklarla personele eğitim programları düzenleyeceklerini, ilk etapta EBYS ile ilgili 5 gün süren eğitimde 250 personeli bilgilendirdiklerini ifade etti. Kurt, "ÜBYS ile ilgili eğitim videoları ve broşürler Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından tüm personele dağıtılacak" dedi.

Kurt, eğitime katılanlara, ÜBYS nedir, neden bu sisteme ihtiyaç duyuldu, bize sağladığı avantajlar ve ÜBYS uygulamaları gibi konuları içeren bir sunum yaptı. Sunumun ardından Mühendis Murat Eser ile beraber EBYS eğitimi ve uygulamasına geçildi. EBYS eğitiminde yeni evrak oluşturma, evrak atama, vekil bırakma ve yıllık izin alımı konularında personele teknik bilgiler verildi.